Người quản lý dự án

Người quản lý dự án  chung cư CT36  Dream Home

Bảng phân vai trong dự án  chung cư CT36  Dream Home

•     Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả

•     Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng.

•     Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho Người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng và năng lực

•     Khách hàng. (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

•     Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm Người quản lý dự án và Tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án

•     Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án): nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, ...

Thực tế ở Việt Nam: thông thường Người quản lý dự án là người phụ trách ban điều là hành (còn gọi Ban quản lý dự án)z

Lựa chọn nhân sự cho Ban dự án và các nhóm chuyên môn

•     Các tiêu chuẩn cần có

•     Kiến thức kỹ thuật

•     Có chuyên môn đặc biệt gì phục vụ dự án?

•     Đã có kinh nghiệm với dự án tương tự nào chưa?

•     Hiện có tham gia dự án nào khác không?

•     Nếu có thì khi nào kết thúc?

•     Có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án  chung cư CT36  Dream Home 

?

•     Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay của người đó? có thể giảm bớt? dự đoán thời gian tới? Có thể tham gia suốt quá trình dự án được không?

•     Có hăng hái tham gia nhóm dự án không?

•     Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?

•     Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?

•     Có tinh thần trách nhiệm không?

•     Có tinh thần hợp tác không?

•     Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không?

•     Những điều nên tránh 

Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hoàn thiện - Dự án

•     Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác

•     Năng suất thấp, công việc không chạy

•     Rối loạn trong điều hành  chung cư CT36  Dream Home

•     Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực

•     Bị động trước những thay đổi: yêu cầu của khách hàng, biến động về nhân sự, => dẫn đến tình trạng "người quản lý dự án bị dự án quản lý" (the changes manage the project managers, rather than the project managers managing the changes)

•     Hồ sơ dự án kém chất lượng

•     Nói chung => dự án bị chậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí. Chất lượng dự án không đảm bảo, chất lượng khả nghi.

Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án  chung cư CT36  Dream Home

•     Linh hoạt, mềm dẻo

Ví dụ:

-   Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc

-   Đội hình thực hiện không cứng nhắc

-   Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc

-   Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc

•     Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án)

Ví dụ:

- Dự án xây nhà

Mục đích: xây nhà đẹp

Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hoàn thiện - Dự án  

 chung cư CT36  Dream Home

làm phần mềm

Mục đích: có phần mềm đáp ứng yêu cầu

Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử

• Huy động sự tham gia của mọi người

18/137

-   Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm người khôn ngoan, được chọn lựa, những người được trời phú cho các năng lực đặc biệt.

-   Cần “dân chủ hoá" việc lập kế hoạch.

-   Những người tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ “thụ động”.

-   Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ.

• Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên Ví dụ:

- Dự án phần mềm:

Trách nhiệm của người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử - Dự án xây dựng:

Trách nhiệm của người thiết kế, người thi công

•     Tài liệu cô đọng và có chất lượng

-   Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhưng

-   Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!

•     Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng)

•     Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)

Ví dụ: Dự án làm phần mềm. Các độ đo cho 1 nhân viên lập trình

•     Số dòng lệnh của chương trình

•     Thời gian hoàn thành một module chương trình

•     Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chương trình

•     Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chương trình

•     Tốc độ xử lý của chương trình

•     Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chương trình? Không phải là một độ đo tốt

•     Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Không phải là một độ đo tốt

•     Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng

Quản lý dự án  chung cư CT36  Dream Home

  là gì

  

Quản lý dự án là gì

Khái niệm về quản lý dự án  chung cư CT36  Dream Home 

Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án.

Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.

Lịch sử sơ lược

-   Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới....

-  Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt => Quản lý công việc theo thời gian

-   Cuối những năm 50': PERT (Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method) => quản lý công việc trên những ràng buộc khác (độ ưu tiên, kinh phí, ...)

-   Sau này, lý luận về QLDA được bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên (nhấn mạnh đến tính chất xã hội của khoa học QLDA)

Phân biệt hai loại công việc: Quản lý dự án và thực hiện dự án

Có thể thêm ở đây hình vẽ sự phân biệt chức năng công việc của người quản lí dự án và người quản lí chuyên môn nghiệp vụ. 

 chung cư CT36  Dream Home

Các phong cách quản lý dự án

16/137

(1)- (3): Quản lý bị động

Ví dụ:

-   (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó.

-   (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phương pháp cũ, công nghệ cũ

-   (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong

(4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng).

Một phong cách quản lý dự án thụ động có những đặc tính:

•     Người quản lý luôn đứng sau các mục tiêu của dự án

•     Hấp tấp, bị kích động, nghĩ về tương lai ngắn

•     Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không.

•     Không kiểm soát được tình thế. Nhiêù khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức

Hậu quả của quản lý dự án thụ động

• Kết quả thu được không ổn định, phải sửa lại thường xuyên

chung cư CT36 Dream Home

•     Các hình thức kết thúc dự án  chung cư CT36  Dream Home

•     Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) đúng thời hạn

•     Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)

Ví dụ: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA. Chi tiêu hết số tiền được cấp mà vẫn không tìm ra lời giải

14/137

•     Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa) Ví dụ: xây dựng sân vận động cho  chung cư CT36  Dream Home

•     Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại

•     Không đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra ban đầu

•     Không đáp ứng được thời hạn

•     Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)

•     Các lý do khiến dự án thất bại

•     (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc => dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không chính xác

•     (21%) Thiếu thông tin

•     (18%) Không rõ mục tiêu

•     (32%) Quản lý dự án kém

•     (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ....)

=> Khắc phục

•     Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án

•     Quản lý dự án tốt  chung cư CT36  Dream Home